کنفرانس بین‌المللی پلتفرمی برای به اشتراک گذاشتن جدیدترین و نوآورانه‌ترین ایده‌ها با همتایان و گروه‌هایی متشکل از نام‌آوران و چهره‌های برجسته از اقصی نقاط جهان است. ارائه‌هایی که با استفاده از پاورپوینت یا Foster انجام می‌شود، حاوی اطلاعاتی ارزشمند است. معمولاً تمام کنفرانس‌های بین‌المللی ظرف یک تا پنج روز برگزار می‌شود و ریاست جلسه‌های تخصصی و فنی مختلف را گروهی از کارشناسان همان حوزه به عهده می‌گیرد. تنی چند از اندیشمندان با علائق مشابه درباره یک موضوع خاص با هم به بحث و تبادل نظر می‌پردازند. بعضی همایش‌ها به صورت چندرشته‌ای برگزار می‌شود؛ همایش‌های چندرشته‌ای می‌تواند تأثیرگذارتر هم باشد، برای مثال فرض کنید یک پزشک متخصص با جددیترین دستاوردهای مهندسی آشنا می‌شود، دستاوردهایی که می‌تواند برای پزشکان نیز مفید واقع شود، یا ریاضیدانی را در نظر بگیرید که می‌تواند در یافتن ابزار فوق‌العاده‌ای به مهندسان کمک کند که مهندسان را به تحلیل کارآمدتر داده‌ها قادر می‌سازد.
تمام کنفرانس‌های بین‌المللی یک فرایند پیش‌ثبت‌نام دارند؛ هیأت دبیران کاملاً تخصصی و شایسته و کمیته اجرایی چکیده‌های دریافت‌شده و موضوعات ارائه را داوری می‌کنند و درباره پذیرش مقالات تصمیم می‌گیرند. بخش اعظم این فرایند به صورت داوری همتای دوسوکور پیش می‌رود. دبیر اجرایی زمان و مکان کنفرانس را پس از ثبت‌نام اطلاع می‌دهد و هماهنگی‌های لازم را برای حضور متقاضیان انجام می‌دهد. برای اطلاع از کنفرانس‌های آتی مرتبط با حوزه مورد علاقه‌تان کافی است به وب‌سایت «Conferencealerts» مراجعه کنید؛ این وب‌سایت پلتفرمی است که به برگزارکنندگان همایش‌ها در اطلاع‌رسانی و به شرکت‌کنندگان در یافتن کنفرانس‌های مناسب و ارزشمند کمک می‌کند. به دنبال هر موضوعی که می‌گردید، فهرستی از بهترین کنفرانس‌ها در زمینه تمام موضوعات، از مهندسی و علوم گرفته تا پزشکی، هنر و علوم انسانی در این وب‌سایت وجود دارد.
هزینه برگزاری کنفرانس‌های بین‌المللی
هزینه کنفرانس بین‌المللی در واقع هزینه‌ای است که برگزارکننده کنفرانس برای حضورتان در کنفرانس در ازای ارائه تسهیلات و در اختیار گذاشتن حق امتیازش برای برگزاری کنفرانس در یک زمان و مکان معین دریافت می‌کند. هزینه‌ها معمولاً تسهیلات جلسه، از جمله خدمات مرتبط با محل همایش را پوشش می‌دهد. همچنین ممکن است لازم باشد شرکت‌کنندگان هزینه‌های بیشتری را هم به عنوان هزینه‌های اجرایی بپردازند. هر بار که برگزار کردن یک نشست را به مرکز حرفه‌ای برگزاری کنفرانس و کارکنان متخصصشان می‌سپارید، مجبور به پرداخت هزینه‌های سرسام‌آور می‌شوید. شاید به دلیل بالا بودن هزینه فکر کنید که استخدام برگزارکنندگان حرفه‌ای فکر خوبی نیست، اما آن‌چه غالباً نادیده گرفته می‌شود، این است که اگر سعی کنید کنفرانس بزرگی را بدون کمک برگزارکنندگان حرفه‌ای سروسامان بدهید، نیروهای داوطلب به سختی درگیر کارهای پیچیده می‌شوند. فراخوانی و گرد هم جمع کردن کمک‌های رایگان این روزها معمولاً آسان نیست. اگرچه قبول داریم که هزینه‌های کنفرانس گاهی در حد سرسام‌آوری بالا به نظر می‌رسد، اما باید قبول کنید که سازمان‌دهی غیرحرفه‌ای کنفرانس‌ها بسیار دشوار است.
تعداد شرکت‌کنندگان در کنفرانس‌های سالانه در سال‌های گذشته افزایش چشمگیری داشته است. شمار شرکت‌کنندگان حاضر در کنفرانس‌ها در پنج سال گذشته به‌طور متوسط 925 تن (بازه 748 تا 1105) بوده است که نسبت به متوسط تعداد 668 نفری شرکت‌کنندگان (بازه 545 تا 864) در پنج سال ماقبل افزایش قابل‌توجهی به حساب می‌آید. این افزایش به دو دلیل خبر خوبی است. دلیل اول این است که افزایش تعداد شرکت‌کنندگان بیانگر ارزشمند و مرتبط تلقی شدن کنفرانس‌ها از نظر حاضرین است. دوم این که افزایش تعداد به این معناست که هر کنفرانس محتوای بیشتری دارد و فرصت‌های شبکه‌سازی بیشتری را در اختیار حاضران می‌گذارد. اما پیامد این افزایش برای هزینه‌های برگزاری کنفرانس آن است که برای ارائه خدمات به تمام شرکت‌کنندگان لازم است که محل برگزاری کنفرانس در حد کافی بزرگ باشد، غالباً اجاره کردن سالن همایش و گردهمایی ضروری است، این امر هزینه‌های برگزاری کنفرانس را در حد قابل‌ملاحظه‌ای بالاتر می‌برد.
روش‌های پرداخت هزینه ثبت‌نام در کنفرانس‌های بین‌المللی
مسافران غالباً باید هزینه ثبت‌نام در کنفرانس‌ها، همایش‌ها، نشست‌های تخصصی، انجمن‌های علمی و آموزشی یا سازمان‌های اجتماعی را به صورت ارزی پرداخت کنند. رسیدها و نسخه رونوشت کامل از فرم ثبت‌نام ارائه‌شده توسط اسپانسر کنفرانس برای پرداخت هزینه ثبت‌نام، صرف‌نظر از مبلغش، لازم است. رسید ثبت‌نامی قابل‌قبول است که روش پرداخت هزینه‌ها به وضوح در آن مستند شده باشد. سه روش برای پرداخت هزینه شرکت در همایش‌های بین‌المللی وجود دارد که در ادامه به آنها می‌پردازیم.
یونی فی هزینه ثبت‌نام را مستقیماً به فروشنده پرداخت می‌کند
می‌توانید رونوشتی از فرم ثبت‌نام را به انضمام شماره سفارش ثبت‌نام برای یونی فی (UniFee) ایمیل کنید یا آن را حضوراً تحویل بدهید. در فرم سفارش ثبت‌نام در کنفرانس باید کنفرانس به عنوان گیرنده ذکر شده و اطلاعات حامی یا اسپانسر کنفرانس درج شده باشد. دقت کنید که شماره سفارش ثبت‌نام در کنفرانس، نام ثبت‌نام‌کننده و تاریخ ثبت‌نام به وضوح در فرم ذکر شده باشد. یونی فی چکی را مستقیماً برای اسپانسر کنفرانس ارسال می‌کند. از صحت اطلاعات اطمینان حاصل کنید و دقت کنید که مبلغ واریزی به وضوح در فرم درج شده باشد تا از تأخیرهای احتمالی جلوگیری شود.
یونی فی هزینه ثبت‌نام را با کردیت کارت پرداخت می‌کند
ممکن است در زمان ثبت‌نام برای کنفرانس به صفحه‌ای هدایت شوید که اطلاعات مربوط به پرداخت‌های کارتی برگزارکننده کنفرانس در آن ذکر شده است. به‌این‌ترتیب می‌توانید هزینه ثبت‌نام در کنفرانس را با کارت اعتباری یا نقدی پرداخت کنید. می‌توانید اطلاعات کارت اعتباری یا نقدی‌تان را وارد کنید و فرایند ثبت‌نام را در لحظه به پایان برسانید. همچنین می‌توانید از خدمات یونی‌فی برای پرداخت هزینه همایش با کارت بهره بگیرید. کافی است لینک درگاه پرداخت را برای یونی فی ارسال کنید و مبلغ ثبت‌نام را به ریال بپردازید. سپس یونی فی هزینه ثبت‌نام را با استفاده از کارتش از درگاه برگزارکننده کنفرانس پرداخت می‌کند.
مسترکارت یا ویزاکارت پیش‌پرداخت‌شده را از یونی فی خریداری کنید و هزینه شرکت در همایش را با آن بپردازید
علاوه بر دو روش فوق می‌توانید مستر کارت یا ویزا کارت پیش‌پرداخت‌شده را از یونی فی خریداری کنید و فرایند ثبت‌نام در همایش را شخصاً به پایان برسانید. اگر به کارت‌های اعتباری یا نقدی بین‌المللی دسترسی ندارید و می‌خواهید خودتان ثبت‌نام را کامل کنید، می‌توانید پرداخت ارزی را با مسترکارت یا ویزاکارت پیش‌پرداخت‌شده انجام بدهید. محصولات یونی فی معتبر و امن است. می‌توانید کارت پیش‌پرداخت‌شده قابل‌شارژ را برای شرکت در کنفرانس بین‌المللی از یونی فی بخرید و در آینده در سفرتان به محل کنفرانس مجدداً از آن استفاده کنید. می‌توانید این کارت‌ها را در مبلغ دلخواه‌تان، بدون هیچ محدودیتی شارژ کنید.
پرسش‌های متداول
اگر در کنفرانس ارائه داشته باشم، باز هم باید هزینه پرداخت کنم؟
این هزینه را در واقع برای حضورتان در کنفرانس می‌پردازید، به عبارت دیگر تمام شرکت‌کنندگان در کنفرانس، از جمله نویسندگان مقالات، ملزم به پرداخت هزینه هستند ـ البته برگزارکنندگان و سخنرانان مهمان از پرداخت هزینه معاف هستند.
هزینه ثبت‌نام در کنفرانس چگونه محاسبه می‌شود؟
مبلغی که پرداخت می‌کنید، در اصل به اندازه هزینه‌های‌تان است و سود مشخصی را نصیب برگزارکنندگان می‌کند. برای محاسبه کردن قیمت بر پایه هزینه‌ها، باید هزینه‌های رویداد را در نظر بگیرید، حاشیه سود قابل‌قبولی را به آن اضافه کنید و سپس آن را بر کمترین تعداد برآوردشده شرکت‌کنندگان تقسیم کنید.
چرا هزینه کنفرانس‌ها این‌قدر بالاست؟
هزینه‌ها معمولاً تسهیلات نشست، از جمله خدمات مربوط به محل برگزاری را پوشش می‌دهد. همچنین ممکن است لازم باشد شرکت‌کنندگان هزینه‌های اجرایی هم پرداخت کنند.
از کجا می‌توانم متوجه شوم که یک کنفرانس ملی است یا بین‌المللی؟
موضوعاتی که در کنفرانس‌های ملی مطرح می‌شود، عموماً در سطح ملی است و شرکت‌کنندگان و کمیته اجرایی اهل همان کشورند. اما شرکت‌کنندگان کنفرانس بین‌المللی علاوه بر کشور برگزارکننده از کشورهای دیگر هم هستند.
چگونه می‌توانم به طور رایگان در همایش بین‌المللی شرکت کنم؟
ارائه داشتن یکی از بهترین روش‌هایی است که ممکن است حضور در کنفرانس را رایگان کند. همچنین بعضی دانشگاه‌ها صندوق‌های مخصوصی دارند که وجوه‌شان را به تأمین مخارج سفر افراد شایسته برای حضور در کنفرانس اختصاص می‌دهند.
از کجا متوجه شوم که کدام کنفرانس بهتر است؟
یکی از راه‌های مطمئن شناسایی کردن کنفرانس‌های معتبر این است که فهرست سخنرانان سال‌های گذشته کنفرانس را بررسی کنید. اگر سخنرانان قبلی پژوهشگرانی شناخته‌شده در حوزه موردنظرتان بودند، کنفرانس احتمالاً معتبر است. اما اگر فقط یک یا دو سخنران مشهور بودند، احتمالاً سطح کنفرانس بالا نیست.